Leestijd: 8 minuten.

Stel je voor, je komt met een geweldig product of dienst en wil dit op de (digitale) markt brengen. Als ondernemer wil je natuurlijk wel alle voorwaarden voor de levering van de producten en diensten duidelijk hebben afgesproken. Terwijl iedereen over zijn eigen ‘kleine lettertjes’ beschikt besluit je zonder algemene voorwaarden te beginnen met het verkopen van je diensten of producten, maar is dit wel zo slim?

Algemene voorwaarden
Het begrip algemene voorwaarden wordt omschreven als meerdere bedingen die op meerdere overeenkomsten van toepassing zijn. Het gaat om regels die vaker gebruikt worden, zonder dat deze regels veranderen tussendoor. Denk bijvoorbeeld aan bepalingen over de betaling- en leveringstermijn van je product of dienst. Een uitzondering hierop zijn bedingen die de kern van de prestatie aangeven (kernbedingen). Een kernbeding is een beding dat zó belangrijk is dat de overeenkomst zonder dit beding niet tot stand zou zijn gekomen of zonder dit beding er geen akkoord zou zijn geweest. Voorbeelden van kernbedingen zijn de afgesproken prijs en de hoeveelheid van verkochte soortzaken. Kernbedingen zijn dus geen algemene voorwaarden. Zijn er kernbedingen opgenomen in algemene voorwaarden dan zijn deze ongeldig.

Alles toegestaan?
Kun je dan alles opnemen in algemene voorwaarden zolang het geen kernbeding is? Het antwoord daarop is nee. In algemene voorwaarden mogen geen bepalingen staan die onredelijk zijn. De wetgever heeft een overzicht gemaakt om te verduidelijken welke bepalingen niet zijn toegestaan, namelijk de zwarte en de grijze lijst. Op de zwarte lijst staan bepalingen die in ieder geval onredelijk zijn.

Voorbeelden van onredelijke bepalingen op de zwarte lijst zijn:

  • de consument kan de overeenkomst alleen via de rechter ontbinden;
  • de ondernemer mag zijn prijzen verhogen binnen drie maanden na het sluiten van de overeenkomst zonder dat de consument van de koop mag afzien;
  • de ondernemer hoeft niet aan zijn plichten als ondernemer te voldoen. Een consument komt bijvoorbeeld terug met een pas gekochte kapotte televisie. De ondernemer mag de consument dan niet doorsturen naar de fabrikant.

Als er in de algemene voorwaarden een beding is opgenomen dat op deze zwarte lijst staat, dan is het beding vernietigbaar. Staat een beding uit de algemene voorwaarden niet op de zwarte lijst, dat betekent niet dat het beding automatisch geldig is. De bepaling kan dan alsnog onredelijk bezwarend zijn en wordt daardoor vernietigbaar.

Naast de zwarte lijst, is er ook een grijze lijst. De lijst bestaat eveneens uit bedingen waarvan wordt vermoed dat deze onredelijk bezwarend zijn. Deze bedingen kunnen niet automatisch worden vernietigd; jij als ondernemer en gebruiker van de algemene voorwaarden wordt de mogelijkheid geboden aan te tonen dat het onder de specifieke omstandigheden gerechtvaardigd is de bedingen te hanteren. Slaag je er als gebruiker niet in om de rechtvaardiging aan te tonen, dan zijn tegenover consumenten ook de bedingen op de grijze lijst vernietigbaar. Voorwaarden op de grijze lijst kunnen wel toegestaan zijn indien het gaat om een overeenkomst tussen twee ondernemingen.

Voorbeelden van vermoedelijk onredelijke bepalingen op de grijze lijst zijn:

  • Dat de gebruiker van de algemene voorwaarden zomaar zijn verplichtingen kan wijzigen;
  • Dat de gebruiker van algemene voorwaarde zich sneller op overmacht kan beroepen dan wettelijk aangegeven is;
  • Dat de gebruiker van de algemene voorwaarden een lange of onvoldoende bepaalde termijn geeft voor de levering van zijn dienst/product.

Goede algemene voorwaarden
Bovenstaande voorbeelden laten zien welke bedingen in ieder geval niet zijn toegestaan. Wat zijn dan wél goede voorwaarden? Allereerst voldoen goede algemene voorwaarden aan de regels die de wet stelt. Goede algemene voorwaarden sluiten specifiek aan op jouw type onderneming. Bij standaard algemene voorwaarden die op het internet te vinden zijn is dit in de meeste gevallen niet zo. Algemene voorwaarden zijn – zoals de benaming aangeeft – algemeen van aard. De voorwaarden zijn zo geformuleerd dat elke ondernemer er in de basis iets aan heeft. Echter moet je jouw voorwaarden vaak wel aanpassen op jouw product of dienst. Indien je als ondernemer bent aangesloten bij een brancheorganisatie is er een kans dat je de algemene voorwaarden van de brancheorganisatie zal moeten gebruiken. Brancheorganisaties laten aanvullende voorwaarden toe, mits zij niet ingaan tegen de verplichte regels. Of je hier als ondernemer blij mee bent is een tweede. Brancheorganisaties stellen meestal strengere voorwaarden dan wettelijk verplicht is.

Ter hand stellen
Als je eenmaal beschikt over goede voorwaarden die aansluiten op je onderneming ben je er nog niet. Het is ook belangrijk dat de klant weet van het bestaan van jouw voorwaarden. Je zult voor het sluiten van de overeenkomst de voorwaarden ‘ter hand moeten stellen’ oftewel de klant de kans geven om de algemene voorwaarden te lezen. Hou hierbij als hoofdregel aan dat de algemene voorwaarden vóór of bij het sluiten van de overeenkomst aan de wederpartij ter hand dienen te worden gesteld. Je kunt bijvoorbeeld als ondernemer de algemene voorwaarden tegelijkertijd met de offerte opsturen naar je klant. Dit moet vooraf gebeuren, niet achteraf bij de factuur. Dan zijn de voorwaarden niet van toepassing op de overeenkomst.

Voorbeelden van het ‘ter hand stellen‘ van de algemene voorwaarden:

  • Het (letterlijk) overhandigen van de voorwaarden;
  • Via e-mail (dit kan alleen wanneer de overeenkomst volledig elektronisch tot stand komt of als de klant uitdrukkelijk toestemming hiervoor heeft gegeven);
  • op jouw website zetten (dit geldt alleen voor dienstverrichters óf als de overeenkomst volledig via de website tot stand komt);
  • ter inzage op de plaats waar de dienst wordt verricht of het contract wordt gesloten (dit geldt alleen voor dienstverleners).

Maar de wet zou de wet niet zijn, als er geen uitzonderingen waren op het ‘ter hand stellen’ van de voorwaarden. Er zijn namelijk ook uitzonderingen op de hoofdregel. Als het echt redelijkerwijs niet mogelijk is om de algemene voorwaarden bij iedere overeenkomst ter hand te stellen, dan kan er worden volstaan met verwijzen naar Kamer van Koophandel of schriftelijke vastlegging (griffie) bij de rechtbank. Ook hoeven partijen die herhaaldelijk zaken met elkaar doen niet telkens opnieuw de voorwaarden ‘ter hand te stellen’. Als bij de eerste overeenkomst de voorwaarden correct ter hand gesteld zijn, is dit niet meer nodig bij vervolgovereenkomsten.

Elektronisch ter hand stellen
Is een overeenkomst met de klant elektronisch tot stand gekomen, dan dienen de algemene voorwaarden elektronisch ter hand te worden gesteld. Indien de algemene voorwaarden elektronisch ter hand zijn gesteld (via jouw website of e-mail) gelden er nog extra voorwaarden. Het is namelijk aan jou als ondernemer om de ervoor te zorgen dat je klant de algemene voorwaarden gemakkelijk kan vinden. Het is belangrijk dat de klant de kans krijgt om deze voorwaarden op te slaan, zodat de voorwaarden op een later tijdstip gelezen kunnen worden. Indien opslaan niet mogelijk is, zorg er dan in ieder geval voor dat de klant de voorwaarden kan uitprinten. In de meeste geval voldoet het om de voorwaarden als Pdf-bestand aan te bieden waardoor de klant met één simpele muisklik rechtstreeks beschikt over de voorwaarden, of via een printbutton die vermeldt staat in de email of op je website. In beginsel zijn deze extra voorwaarden niet van toepassing op schriftelijk overeenkomsten behalve als de wederpartij (de klant) uitdrukkelijk heeft ingestemd met het verstrekken van de voorwaarden via de elektronische weg. 

Conclusie
Er komt nog aardig wat bij kijken, voordat je over algemene voorwaarden beschikt die perfect aansluiten op jouw type onderneming. Het advies is daarom om vooral niet zelf voorwaarden met creatief knip-en-plakwerk in elkaar te zetten indien je geen jurist bent. Een klant kan namelijk de door jou zelfgeschreven voorwaarden laten vernietigen als achteraf blijkt dat deze onredelijk zijn. Het is daarom belangrijk om te weten wat wel en niet is toegelaten om op te nemen in de voorwaarden.

De gemiddelde jurist kan tegenwoordig algemene voorwaarden aanbieden tegen een redelijke prijs, waardoor er geen obstakels zijn die je ervan weerhouden om geen voorwaarden te hebben. Zo heb je vanaf dag één voorwaarden die voor elke overeenkomst gebruikt kunnen worden. Zorg er wel voor dat de voorwaarden voor of bij het sluiten van de overeenkomst ter hand worden gesteld. Indien de overeenkomst elektronisch tot stand is gekomen of als er is ingestemd met het krijgen van de voorwaarden via de elektronische weg moeten de voorwaarden eenvoudig opgeslagen kunnen worden of uitgeprint via een printbutton. Als dienstverlener voldoe je door een simpel een link naar je website te geven.

Heb je op maat gemaakte algemene voorwaarden nodig, dan kunnen wij die voor jou opstellen. Heb je al voorwaarden? Dan kunnen we deze ook alleen voor je controleren om te kijken of ze up-to-date zijn. In beide gevallen helpen we je graag verder!

Deze bijdrage werd geschreven door student-stagiair Olaf van Egeraat.